tips 人間関係

「ダメ会議」な会議は莫大な時間と金を失います。「ダメ会議」を根っこから改善する方法とは?

the meeting waste of time

Peter Economyによる、Doodle研究を通してのレビュー記事が面白かったのでメモ。彼は、この記事で、近年の会議の危機的現状について述べておられました。では早速。

近年の会議では、信じられない量の時間とお金を浪費している!

Doodleによる「2019 Stats of Meeting repot」により、とんでもない現状が明らかになったそうです。Doodleはフィールドワークによって1900万もの会議を調査し、6500人のアメリカやイギリス、ドイツの専門家にインタビューを行ったそうですが、その結果、

・アメリカでは、会議が3990億ドルのコスト浪費!
・イギリスでは、会議が580億ドルのコスト浪費!

というデータが得られたんだとか。この数字は、薬物によるビジネスへの影響の約半分に相当すると言います。これ、とんでもない数字ですよね。もはや、「その会議、やる意味があるの?」と言いたくなってしまいます。

加えて、研究チームのインタビュー調査では、従業員が

・「ダメな会議のせいで休む時間が充分に取れない」(44%)
・「明確でない行動に困惑させられる」(43%)
・「ダメな集まりの結果プロジェクトに集中出来なくなる」(38%)
・「無関係な参加者が進歩を遅らせている」38%
・「必要でないプロセスが、クライアントとサプライアーとの関係を弱めてしまっている」(26%)

という意見を持っていることが明らかになったそうです。ダメな会議への不満が積もりに積もっている感じですねー。まあ、この意見を見ると、大体の問題の所在が見えてきそうな感じです。

ダメな会議を解決する方法

加えてDoodleは、「ダメな会議を劇的に変える4つポイント」として、

・会議には「明確」な目標を設定しておく
・「明確な」議題を持ち会議に臨む
・参加人数は多すぎてはいけない
・ビデオやプレゼンなどの視覚的刺激を利用する

これらのものを提唱していたそうです。一見当たり前にも思えますが、意外にもこれができていないそうで、この4つを意識するだけでも劇的に変わるんだとか。

さらに、Peter Ecomomy自身も改善策を挙げていておりました。彼いわく、

部屋ブッキングしたり、メンバーを招待する前に一拍おいて、
なぜ、その場所を選ぼうとしたのか?
誰が参加すべきか?
会議の結果として何が得られるか?
会議によってどのような好影響が及ばされることを望むか?
ということを考えるべき。会議は制限を考慮にいれて対処した場合にのみ必要な結果が得られるのだ。

とのこと。要は、

不明確な点を一切なくし、リソースを制限することで効果的な会議は生まれる!

ってわけですね。制限が必要なのは非常に納得。個人的にも、時間がないときの方が何事にも集中できる気がします。会議とは関係ないですが。

まとめ

というわけで、Peter Economyによる「ダメな会議が費やす莫大なコスト」と「その改善策」についてでした。

アメリカやイギリスでは莫大なコストが費やされていましたが、日本ではどうなんでしょうかね。まあ「日本は世界と比べて働きすぎだ!」っていう研究データもあるくらいなんで、同じ位または多くのコストを消耗しているんでしょうなあ。

最近では労働時間の改善運動が行われていますが、会議については気になるところですね。「日本人は働くから勤勉!」と言いますが、これは裏を返せば「非効率的で仕事が遅いから長く働いている」と捉える事もできるので、効率的な会議はかなり必要不可欠になりそうです。